Mettre des biffures sur un document : règles, pièges et outils

La biffure au sens propre : rayer, compter, approuver

Dans un acte écrit, une biffure est une rature volontaire. Le mot rayé reste lisible sous le trait : la biffure n'a pas pour but de cacher, mais d'annuler. C'est ce qui la distingue du caviardage. L'enjeu est la fiabilité de l'écrit : il faut pouvoir prouver que la rature a été faite au moment de la rédaction, par les signataires, et non ajoutée après coup.

Les actes notariés en sont l'exemple le plus codifié. Le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires interdit les surcharges, interlignes et additions dans le corps de l'acte, et impose que les mots rayés soient comptés et constatés en fin d'acte, avant les signatures. D'où la formule que l'on trouve au bas des actes : « trois mots rayés nuls », « un renvoi approuvé ». Un mot biffé sans être compté ni approuvé peut faire douter de l'acte entier.

La même logique vaut pour d'autres écrits à valeur probante :

• les registres et livres comptables obligatoires, tenus sans blanc ni altération d'aucune sorte selon le code de commerce : une erreur se corrige par une écriture inverse, jamais par une rature qui rend le texte illisible ;
• les registres d'état civil et les procès-verbaux, où les ratures et renvois sont approuvés par les signataires ;
• les contrats sous seing privé, où une mention manuscrite rayée doit être paraphée par toutes les parties pour éviter la contestation.

Ces règles ont un point commun : la biffure est un acte signé, qui laisse le mot visible. La biffure numérique, elle, doit rendre invisible.

Barrer n'est pas biffer : le texte barré reste lisible

La confusion la plus courante tient à un bouton présent dans tous les traitements de texte : « Barré ». Appliquer ce style à un nom le traverse d'un trait, comme une rature de plume. L'effet visuel ressemble à une biffure. L'effet dans le fichier est nul : le texte est intact, sélectionnable, copiable, cherchable, et toute conversion en PDF le conserve avec son trait.

Le même malentendu existe dans les outils d'annotation PDF. Un lecteur gratuit propose souvent un outil « Barré » ou « Texte barré » rangé parmi les commentaires : il pose une annotation au-dessus des caractères, qui restent dans le fichier. Supprimer l'annotation ramène le texte d'origine. Les rectangles noirs dessinés avec l'outil Forme obéissent à la même mécanique, comme l'explique l'article noircir un document.

Voici, pour s'y retrouver, ce que chaque geste produit réellement.

Règle simple : si le mot peut encore être lu, c'est une rature ou un texte barré. Si la diffusion ne doit pas révéler l'information, seule la dernière ligne du tableau convient.

La biffure numérique : ce qu'elle doit faire dans le fichier

Une biffure numérique correcte agit sur le contenu, pas sur l'apparence. Selon le type de fichier, cela signifie des choses différentes.

1. Dans un PDF texte, les caractères situés sous la zone biffée sont supprimés du flux de texte, et la zone est redessinée en noir ou remplacée par un alias. Après l'opération, la recherche et le copier-coller ne retrouvent plus rien.
2. Dans un PDF scanné ou une image, il n'y a pas de caractères : les pixels de la zone sont écrasés. Pour biffer un mot précis, une reconnaissance de caractères le localise d'abord.
3. Dans un document Word ou Excel, le texte de la cellule ou du paragraphe est remplacé, les révisions sont acceptées, les commentaires supprimés et les propriétés du fichier vidées.
4. Dans tous les cas, chaque occurrence de la même information est traitée : un nom biffé en page 2 et oublié en page 11 n'a pas été biffé.

Deux façons de biffer existent pour le texte. Le noir classique remplace l'information par un rectangle, ce qui convient à une publication ou à une pièce communiquée. L'alias (PERSONNE_001, EMAIL_002) remplace l'information par une étiquette stable, ce qui garde le document lisible et cohérent : c'est la pseudonymisation décrite par la CNIL dans son guide sur l'anonymisation et la pseudonymisation. Un document pseudonymisé reste soumis au RGPD tant qu'une table de correspondance permet de retrouver les valeurs ; sans table, et sans moyen raisonnable de réidentification, on se rapproche de l'anonymisation. La page réglementation précise cette distinction.

Quel outil pour mettre des biffures sur un document

Les outils qui posent une vraie biffure numérique sont moins nombreux qu'il n'y paraît. Voici ceux dont nous sommes sûrs, avec leur façon de faire.

Quel que soit l'outil, travaillez sur une copie, appliquez la biffure jusqu'au bout et vérifiez chaque mot biffé dans le fichier produit : recherche, copier-coller des zones noires, lecture des propriétés et du nom de fichier. Pour un PDF, la page biffer un PDF détaille ce parcours ; pour Word, Excel et les images, la page fonctions de Biffer liste les formats traités.