Biffer ses fichiers de collectivité
Biffer ses fichiers de collectivité avant de les soumettre à une IA concerne les mairies, intercommunalités, départements, régions et leurs établissements : CCAS, offices de tourisme, syndicats mixtes. Les services y traitent des dossiers d'usagers, des demandes d'aide, des permis, des marchés publics et des délibérations qui mentionnent des agents, des administrés, des entreprises candidates. Préparés avec Biffer, ces fichiers peuvent être soumis à une IA en ligne, tiers extérieur à l'administration, dans le respect du cadre qui les protège. Biffer les traite sur le poste de l'agent, sans connexion, et remplace chaque identifiant par un alias stable.
Cette page décrit les fichiers concernés, les règles applicables, les usages de l'IA et les champs du profil collectivité.
Délibérations, dossiers d'usagers, marchés : les fichiers d'une collectivité
Une collectivité produit et reçoit des fichiers de nature très différente selon le service, mais presque tous sont nominatifs.
- Dossiers d'usagers (Word, PDF) : état civil, inscriptions scolaires et périscolaires, numéro d'usager, numéro d'allocataire pour le calcul du quotient familial, numéro fiscal.
- Demandes d'aide et d'action sociale : rapports du CCAS, demandes de logement, numéro de demande, situation familiale et ressources.
- Urbanisme : permis de construire, déclarations préalables, numéro de permis ou d'autorisation, référence cadastrale, nom du pétitionnaire.
- Commande publique : rapports d'analyse des offres, numéro de marché public, SIRET et prix des candidats, courriers de rejet.
- Assemblée : projets de délibération, procès-verbaux de conseil, numéro de délibération, noms des élus et des personnes citées.
- Ressources humaines : numéro d'agent, arrêtés individuels, entretiens professionnels, fiches de paie.
Biffer traite ces PDF, Word, Excel, CSV et fichiers texte en conservant leur mise en forme ; un arrêté scanné en image passe par une reconnaissance de caractères embarquée, hors ligne, puis est caviardé par noircissement des pixels, sans restauration possible. La méthode générale est décrite sur la page préparer un document pour l'IA.
Secret, documents administratifs et RGPD : les règles applicables
Les agents publics sont tenus au secret professionnel et à la discrétion professionnelle. La violation du secret est réprimée par l'article 226-13 du code pénal. Le code des relations entre le public et l'administration encadre par ailleurs la communication des documents administratifs : ceux qui touchent à la vie privée sont réservés à l'intéressé, et les biffer avant toute sollicitation d'une IA respecte ce cadre.
Le RGPD et la loi Informatique et Libertés s'appliquent pleinement aux collectivités, responsables de traitement. Trois points méritent l'attention.
- Un numéro d'allocataire, un numéro fiscal ou un numéro d'usager identifient une personne aussi sûrement qu'un nom, et ouvrent souvent sur des données sensibles (ressources, situation familiale, santé).
- Les offres des candidats à un marché relèvent du secret des affaires jusqu'à l'achèvement de la procédure, et certaines informations le restent ensuite.
- Le lieu du traitement compte : avec un logiciel hors ligne, les fichiers restent dans la collectivité et vous gardez la main sur la question du sous-traitant.
Biffer prépare, vous validez : l'agent relit l'aperçu et la collectivité garde le dernier mot sur ce qu'elle transmet.
Cas d'usage avec une IA et flux de travail Biffer
Pseudonymisés, les fichiers d'une collectivité se prêtent bien à l'assistance d'une IA, parce que la plupart des tâches portent sur le fond des dossiers plutôt que sur l'identité des personnes.
- Rédiger un projet de délibération à partir d'une note de service.
- Résumer un rapport d'analyse des offres ou un procès-verbal de conseil.
- Reformuler un courrier de refus d'aide ou de rejet de candidature en langage clair.
- Classer des demandes d'usagers exportées en CSV par motif.
Le flux est le même pour chaque service.
- Vous déposez le fichier (PDF, Word, Excel, CSV ou texte) dans Biffer, profil collectivité activé.
- L'analyse locale surligne personnes, adresses, numéros d'usager, d'allocataire, fiscal, de délibération, de marché, de permis et d'agent.
- Vous décochez les faux positifs (le nom de la commune, une référence réglementaire) et ajoutez ce qui manque, toutes occurrences à la fois.
- Le document sort avec des alias stables (USAGER_001, MARCHE_001, AGENT_002) ; dans le Word et le PDF, les données biffées sont surlignées en noir, option activée par défaut.
- La table de correspondance, chiffrée ou en clair, restaure les valeurs d'origine dans la réponse de l'IA.
La file d'attente traite un lot de dossiers en mode vérifié ou automatique. Biffer est gratuit pour cinq fichiers par mois, après une confirmation d'adresse email faite une fois dans le logiciel ; au-delà de ce volume, Biffer pour Mac ou Biffer pour PC coûte 10 € HT (12 € TTC), licence à vie liée au poste, nombre de fichiers illimité, toutes fonctions incluses. Chaque étape est détaillée sur la page comment ça fonctionne.
Les champs que le profil collectivité préidentifie
Le profil collectivité ajoute aux détections générales les identifiants propres à l'administration locale. Voici la liste exacte, telle qu'elle figure dans le logiciel.
| Champ | Où on le rencontre |
|---|---|
| Numéro d'agent | Arrêtés individuels, entretiens professionnels, paie |
| Numéro de demande | Guichet unique, demandes d'aide, saisines en ligne |
| Numéro d'allocataire | Dossiers périscolaires, quotient familial, CCAS |
| Numéro fiscal | Justificatifs de ressources, avis d'imposition joints |
| Numéro de délibération | Projets et registres de délibérations, procès-verbaux |
| Numéro de marché public | Rapports d'analyse, actes d'engagement, courriers aux candidats |
| Numéro de permis / autorisation | Urbanisme, occupation du domaine public, débits de boissons |
| Numéro d'usager | Portail famille, bibliothèque, régies |
S'y ajoutent les quatre champs communs à tous les métiers (numéro de dossier, référence, numéro de contrat, matricule) et les détections générales : personnes, emails, téléphones, adresses postales, SIREN et SIRET, numéro de sécurité sociale, IBAN, plaques d'immatriculation, dates. Pour un identifiant propre à la collectivité, le champ personnalisé par mot-clé décrit sur la page métiers complète la liste. Biffer est édité par Romain Rissoan, fondateur d'Opcadia, à Lyon.
Questions fréquentes
Faut-il biffer le nom des élus dans une délibération ?
Cela dépend de l'usage. Les délibérations sont des documents publics, et le nom des élus qui votent y figure légitimement. Si vous demandez à une IA de résumer un procès-verbal déjà publié, vous pouvez conserver ces noms grâce à la politique « conserver », qui s'applique au type de donnée « personne » sans toucher aux autres détections. En revanche, un projet de délibération non encore adopté, ou un procès-verbal qui cite des administrés, des agents ou des entreprises candidates, mérite d'être pseudonymisé avant tout envoi. Dans l'aperçu de Biffer, vous décochez les élus et laissez les autres personnes remplacées par leur alias.
Une collectivité peut-elle utiliser Biffer gratuitement ?
Oui, sans limite de durée. L'offre gratuite donne cinq fichiers par mois avec toutes les fonctions : l'agent installe le logiciel, saisit son adresse email professionnelle à la première ouverture, clique sur le lien de confirmation reçu, une fois par poste et sans mot de passe, puis vérifie sur ses propres fichiers que les numéros d'usager, de marché ou de délibération sont reconnus. Le compteur mensuel est tenu sur l'ordinateur. Pour un volume supérieur, chaque poste s'équipe de Biffer pour Mac ou Biffer pour PC pour 10 € HT (12 € TTC), payés par carte via Stripe, licence à vie pour la version achetée et liée à l'ordinateur, nombre de fichiers illimité. Toutes les fonctions sont incluses. Pour un achat sur mandat administratif, écrivez-nous à contact@biffer.fr : nous étudions la demande au cas par cas.
Les métadonnées d'un arrêté Word sont-elles nettoyées ?
Oui. Un fichier Word conserve le nom de son auteur, celui de la collectivité renseigné dans Office, les auteurs des commentaires et des révisions, parfois le chemin du modèle utilisé. Ces informations, invisibles à l'écran, voyagent avec le fichier. Biffer vide ces métadonnées au moment de l'export, en plus de remplacer les données du corps du texte par leurs alias. Le fichier rendu à l'IA est ainsi vierge du nom de l'agent rédacteur comme de celui du service. Si vous avez besoin de restaurer ensuite les valeurs d'origine dans la réponse obtenue, la table de correspondance, chiffrée ou en clair, s'en charge, toujours en local.
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