Biffer ses fichiers commerciaux
Biffer ses fichiers commerciaux avant de les confier à une IA intéresse toute équipe de vente, d'administration des ventes ou de service client qui voudrait résumer un échange, rédiger une relance ou analyser un export de CRM. Devis, commandes, factures et fiches clients contiennent les coordonnées de contacts, les conditions négociées, les remises et les volumes, autant d'informations qui relèvent du RGPD pour les personnes et du secret des affaires pour l'entreprise. Biffer traite ces fichiers sur le poste du commercial, sans connexion, et remplace chaque identifiant par un alias stable.
Cette page décrit les fichiers concernés, les règles applicables, les usages de l'IA et les champs du profil commercial.
Devis, commandes, factures, exports CRM : les fichiers commerciaux types
Le cycle de vente laisse une trace documentaire à chaque étape, et chaque trace est nominative.
- Devis et propositions commerciales (Word, PDF) : numéro de devis, interlocuteur, remises accordées, conditions particulières.
- Commandes et bons de livraison : numéro de commande, numéro de livraison, adresse de livraison, nom du réceptionnaire.
- Factures et avoirs (PDF) : numéro de facture, numéro de client, SIRET, IBAN pour le paiement, échéances.
- Exports de CRM (CSV, Excel) : contacts, emails, téléphones, numéro d'opportunité, montant du pipeline, étape de négociation.
- Comptes rendus de rendez-vous et échanges par email : besoins exprimés, objections, concurrents cités.
Biffer traite les PDF, Word, Excel, CSV et fichiers texte en conservant la mise en forme : un export CRM garde ses colonnes, un devis garde ses tableaux. Un bon de commande scanné en image passe par une reconnaissance de caractères embarquée, hors ligne, puis est caviardé par noircissement des pixels, sans restauration possible. La méthode générale est décrite sur la page préparer un document pour l'IA.
RGPD, prospection et secret des affaires : les obligations commerciales
Les contacts d'un fichier client sont des personnes physiques, même en B2B : le nom et l'email professionnel d'un acheteur sont des données personnelles. La CNIL encadre leur usage en prospection et rappelle que l'entreprise doit les sécuriser et en réserver le traitement à des prestataires encadrés par contrat, ce qui vaut pour un service d'IA en ligne.
Côté entreprise, les conditions négociées, les remises et les volumes relèvent du secret des affaires (loi n° 2018-670 du 30 juillet 2018), à condition qu'ils fassent l'objet de mesures de protection raisonnables. Les clauses de confidentialité signées avec les grands comptes vont souvent plus loin. Trois conséquences.
- Un numéro de client ou de commande renvoie directement à la fiche dans l'ERP : il identifie l'entreprise cliente et, par ricochet, ses contacts.
- Les montants et remises, croisés avec le nom du client, dévoilent la politique tarifaire ; pseudonymiser le client suffit souvent.
- Le lieu du traitement compte. Avec un logiciel hors ligne, les fichiers restent dans l'entreprise et la question du sous-traitant est réglée d'avance.
Biffer prépare, vous validez : le commercial relit l'aperçu et l'entreprise garde le dernier mot sur ce qu'elle transmet.
Cas d'usage avec une IA et flux de travail Biffer
Une fois clients et contacts remplacés, l'IA devient un bon assistant de vente, parce que la rédaction et l'analyse portent sur le fond de l'échange plutôt que sur l'identité du client.
- Rédiger une relance ou une réponse à objection à partir d'un compte rendu de rendez-vous.
- Résumer un fil d'emails de trois mois avec un grand compte.
- Analyser un export de pipeline en CSV pour repérer les opportunités qui stagnent.
- Reformuler un devis en proposition commerciale structurée.
Le flux est le même à chaque fois.
- Vous déposez le fichier dans Biffer, profil commercial activé.
- L'analyse locale surligne personnes, emails, téléphones, adresses, SIREN et SIRET, IBAN, numéros de client, de devis, de commande, de facture, d'opportunité et de livraison.
- Vous décochez les faux positifs (un nom de produit, une référence d'article) et ajoutez ce qui manque, toutes occurrences à la fois.
- Le document sort avec des alias stables (CLIENT_001, DEVIS_001, PERSONNE_003) ; dans le Word et le PDF, les données biffées sont surlignées en noir, option activée par défaut.
- La table de correspondance, chiffrée ou en clair, restaure les vrais noms dans la relance rédigée par l'IA, prête à envoyer.
La file d'attente traite un lot de fichiers avec les mêmes alias de l'un à l'autre. Biffer est gratuit pour cinq fichiers par mois, après une confirmation d'adresse email faite une fois dans le logiciel ; au-delà de ce volume, Biffer pour Mac ou Biffer pour PC coûte 10 € HT (12 € TTC), licence à vie par ordinateur, nombre de fichiers illimité, toutes fonctions incluses (voir la page tarifs). Les étapes sont détaillées sur la page comment ça fonctionne.
Les champs que le profil commercial préidentifie
Le profil commercial ajoute aux détections générales les numéros du cycle de vente. Voici la liste exacte, telle qu'elle figure dans le logiciel.
| Champ | Où on le rencontre |
|---|---|
| Numéro de client | Factures, fiches CRM, en-têtes de courriers |
| Numéro de devis | Devis, propositions, bons de commande qui y renvoient |
| Numéro de commande | Accusés de réception, bons de livraison, factures |
| Numéro de facture | Factures, avoirs, relances, exports comptables |
| Numéro d'opportunité | Exports de CRM, revues de pipeline, comptes rendus |
| Numéro de livraison | Bons de livraison, suivis transporteur, litiges |
S'y ajoutent les quatre champs communs à tous les métiers (numéro de dossier, référence, numéro de contrat, matricule) et les détections générales : personnes, emails, téléphones, adresses postales, SIREN et SIRET, numéro de sécurité sociale, IBAN, plaques d'immatriculation, dates. Pour un identifiant propre à votre ERP, par exemple « Affaire AFF-2026-0215 », le champ personnalisé par mot-clé décrit sur la page métiers fait le reste. Le profil expert-comptable s'ajoute au besoin. Biffer est édité par Romain Rissoan, fondateur d'Opcadia, à Lyon.
Questions fréquentes
Les montants et les remises sont-ils biffés ?
Ils restent en place par défaut. Biffer traite les données qui identifient une personne ou une entreprise : noms, coordonnées, SIREN, numéros de client, de devis ou de commande. Un montant ou un pourcentage de remise n'identifie personne tant que le client est remplacé par son alias, et l'IA a besoin de ces chiffres pour analyser un pipeline ou reformuler une proposition. Si une grille tarifaire mérite de rester dans l'entreprise, vous pouvez créer un champ personnalisé par mot-clé (« Remise : », « Prix net : ») pour que les valeurs qui suivent soient remplacées, ou simplement supprimer la colonne avant traitement.
Comment traiter un export CRM de plusieurs milliers de lignes ?
Un export CSV ou Excel est traité cellule par cellule, sur votre poste. Chaque contact reçoit un alias stable (PERSONNE_001, EMAIL_001) qui reste identique à chaque occurrence, y compris dans d'autres fichiers traités dans la même file d'attente : un compte rendu qui cite le même acheteur recevra le même alias que la ligne du CRM. Nous conseillons de valider les détections sur un extrait de quelques dizaines de lignes en mode vérifié, puis de lancer le fichier complet. Les colonnes, l'ordre des lignes et les formules Excel sont conservés, ce qui permet à l'IA de calculer des totaux par étape ou par commercial sans connaître les clients.
La relance rédigée par l'IA peut-elle être renvoyée avec les vrais noms ?
Oui, c'est le rôle de la table de correspondance. Au moment de l'export, Biffer propose de l'enregistrer, chiffrée (Argon2id et AES-256-GCM) ou en clair selon le niveau de protection de votre poste. Quand l'IA vous rend une relance qui s'adresse à PERSONNE_001 au sujet du DEVIS_002, vous rechargez ce texte dans Biffer avec la table : le nom du contact et le numéro de devis réels sont rétablis, en local, et le courrier est prêt à partir. Sans table, la pseudonymisation est irréversible, ce qui convient pour une analyse de pipeline dont le résultat n'a pas besoin de revenir vers les clients. Dans les deux cas, tout reste sur votre ordinateur.
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