Préparer un document pour l'IA sans y laisser vos données
Préparer un document pour l'IA, c'est le rendre utile à une machine tout en gardant vos données chez vous. Un contrat, un tableau de paie, un dossier client, un courrier : tous contiennent des noms, des identifiants et des montants qui ont toute leur place sur votre ordinateur, et seulement là. Et c'est précisément sur ces documents que ChatGPT, Claude ou Gemini rendent le plus de services.
Nous avons écrit cette page comme une méthode, applicable quel que soit l'outil : cinq étapes, une liste de ce qu'il faut retirer, une liste de ce que l'on peut garder, et la manière de restaurer les valeurs d'origine une fois la réponse obtenue. Biffer automatise l'essentiel de ce travail, hors ligne, et la méthode vaut pour tous vos documents.
Pourquoi sécuriser ses documents avant de les confier à une IA
À retenir
- Avant l'envoi à une IA en ligne, vous maîtrisez entièrement ce que contient le document : c'est le moment d'agir.
- Préparer ses données pour l'IA consiste à retirer ce qui identifie et ce qui est confidentiel, tout en gardant un document riche et lisible.
- Les alias stables (PERSONNE_001, SIRET_002) gardent le texte cohérent et permettent de restaurer les vraies valeurs ensuite.
- Biffer fait ce travail hors ligne, avec un aperçu que vous relisez avant tout envoi.
La première raison est simple : une fois un fichier déposé dans une IA en ligne, il est stocké, traité et parfois conservé selon les conditions de l'éditeur. Les réglages proposés encadrent cet usage ; la préparation du document, elle, dépend entièrement de vous et se fait avant l'envoi. C'est l'étape où vous décidez de tout.
La deuxième raison est juridique. Dès qu'un document contient le nom d'une personne, son email, son numéro de sécurité sociale ou son IBAN, il contient des données personnelles au sens de l'article 4 du RGPD, et leur transmission à un prestataire engage votre responsabilité. Supprimer les données personnelles avant l'IA, ou les pseudonymiser, réduit ce risque à la source. Nous détaillons ce cadre sur la page données personnelles et IA.
La troisième raison tient aux informations confidentielles qui ne sont pas des données personnelles : un prix négocié, une clause de sortie, le nom d'un projet, la marge d'un devis. Vous êtes libre de les retirer, et c'est souvent le choix le plus sûr. Protéger ses données avant une IA, c'est traiter les deux familles avec la même attention.
La méthode en cinq étapes
Nous appliquons cette méthode à chaque document, qu'il parte vers ChatGPT, Claude, Gemini ou vers un cabinet extérieur. Elle tient en cinq gestes, dans cet ordre.
1. Préciser ce que vous demanderez à l'IA
Résumer un contrat, reformuler un courrier, repérer des incohérences dans un tableau, traduire un compte rendu : la demande détermine ce que le document doit conserver. Pour un résumé de contrat, les dates et les montants comptent ; pour une reformulation, ils sont superflus. Écrivez la question avant de préparer le fichier, pas après.
2. Repérer ce qui identifie et ce qui est confidentiel
Parcourez le document en cherchant deux choses : ce qui désigne une personne ou une entreprise (noms, coordonnées, identifiants officiels, identifiants métier) et ce qui relève du secret des affaires. Biffer fait ce repérage automatiquement, avec vérification des clés de contrôle pour le SIREN, le numéro de sécurité sociale et l'IBAN, puis affiche un aperçu surligné.
3. Remplacer par des alias plutôt que supprimer
Un alias stable (PERSONNE_001 partout où ce nom apparaît) conserve la logique du document : l'IA sait toujours qui fait quoi. C'est ce qui fait d'un document nettoyé avant l'IA un document encore pleinement utilisable. Pour chaque type de donnée, choisissez de pseudonymiser, de masquer ou de conserver.
4. Relire l'aperçu et corriger
Décochez les faux positifs, ajoutez ce qui a échappé à l'analyse en sélectionnant le texte : toutes les occurrences sont traitées d'un coup. Vérifiez aussi les métadonnées du fichier (auteur, société, commentaires), que Biffer vide à l'export. Cette relecture prend quelques minutes et c'est elle qui fait la qualité du résultat.
5. Envoyer, puis restaurer
Transmettez le document préparé à l'IA et posez votre question. Quand la réponse revient, remplacez chaque alias par sa valeur d'origine grâce à la table de correspondance, chiffrée ou en clair selon votre choix. Vous obtenez un texte directement exploitable, et les vraies données sont restées sur votre ordinateur du début à la fin.
Le détail de chaque écran, de l'analyse à la clé de licence, est décrit sur la page comment fonctionne Biffer.
Ce qu'il faut retirer, ce que l'on peut garder
La question revient à chaque formation : faut-il tout anonymiser ? Notre réponse : retirer ce qui désigne, garder ce qui éclaire. Un document qui conserve sa structure et ses chiffres utiles reste pleinement exploitable. Le tableau ci-dessous résume les arbitrages que nous faisons le plus souvent, catégorie par catégorie.
| Catégorie | Exemples | Notre conseil |
|---|---|---|
| Personnes | Nom, prénom, civilité suivie du nom | Pseudonymiser systématiquement : PERSONNE_001, PERSONNE_002 |
| Coordonnées | Email, téléphone, adresse postale | Pseudonymiser ou masquer : l'IA travaille aussi bien sans elles |
| Identifiants officiels | SIREN, SIRET, numéro de sécurité sociale, IBAN, plaque | Pseudonymiser, ou masquer si le document est destiné à être diffusé |
| Identifiants métier | Numéro RG, RPPS, CRPCEN, NDA, numéro de sinistre, matricule | Pseudonymiser avec le profil métier correspondant |
| Dates | Naissance, signature, échéances | Conserver si la question porte sur un calendrier ; pseudonymiser une date de naissance |
| Montants | Prix, salaires, soldes, marges | Conserver pour une analyse chiffrée ; masquer pour une reformulation |
| Vocabulaire métier | Clauses types, termes techniques, structure | Conserver : c'est ce qui permet à l'IA de comprendre le document |
Les montants méritent une réflexion à part. Ils ne sont pas des données personnelles en soi, mais un salaire associé à un matricule, ou un solde associé à un IBAN, le devient par rattachement. Notre règle : si la personne est pseudonymisée et que le montant est nécessaire à la question, conservez-le ; si le montant relève du secret des affaires et que la question n'en dépend pas, masquez-le. La CNIL rappelle dans ses recommandations sur l'intelligence artificielle que la minimisation des données s'applique aussi aux usages d'IA.
Ce que l'on peut garder sans crainte : la structure du document, les intitulés de sections, le vocabulaire juridique ou technique, les quantités, les durées, les unités. C'est précisément ce dont l'IA a besoin pour produire un résumé fidèle ou une analyse juste. Préparer ses données pour l'IA, c'est retirer ce qui désigne et garder tout ce qui éclaire.
Restaurer ensuite : la table de correspondance
La restauration est l'étape qui transforme une bonne pratique en outil de travail quotidien. Avec elle, un résumé qui parle de PERSONNE_001 et de SIRET_002 redevient un document complet en un geste, chaque nom reprenant sa place automatiquement.
Biffer enregistre, si vous le souhaitez, une table de correspondance qui associe chaque alias à sa valeur d'origine. Deux formes sont possibles :
- Chiffrée, avec un mot de passe que vous choisissez : la table est protégée par Argon2id et AES-256-GCM. Vous seul détenez le mot de passe qui l'ouvre, et cela vaut aussi vis-à-vis de nous. C'est la forme que nous recommandons dès que le document sort de votre bureau.
- En clair, lisible sans mot de passe : pratique pour un traitement rapide sur une machine que vous êtes seul à utiliser, à condition de la supprimer ensuite.
- Absente : vous travaillez sans table, et le traitement est définitif. C'est le bon choix quand le document doit être anonymisé pour de bon, par exemple avant d'être partagé largement.
Un point de vigilance juridique : tant qu'une table de correspondance existe, le document préparé reste une donnée pseudonymisée au sens du RGPD, donc soumise au règlement. Sans table et sans possibilité raisonnable de ré-identification, on se rapproche de l'anonymisation. Biffer vous donne les moyens de la minimisation ; la relecture et la décision vous appartiennent, et c'est ce qui fonde votre conformité. Le fonctionnement complet est décrit sur la page anonymiser un document.
ChatGPT, Claude, Gemini : les mêmes gestes, trois pages dédiées
La méthode est la même d'un outil à l'autre, et chaque assistant a ses réglages, ses cas d'usage courants et sa documentation. Nous avons rédigé une page par outil, avec des exemples concrets et le flux Biffer appliqué à chacun.
Préparer des documents pour ChatGPT
Résumer un contrat, reformuler un courrier, analyser un tableau Excel : les trois usages les plus fréquents, et ce que les réglages d'OpenAI permettent de contrôler. Lire anonymiser avant ChatGPT.
Préparer un document pour Claude
Relire un contrat clause par clause, synthétiser un dossier long, rédiger une réponse à une réclamation, avec les documents d'Anthropic en référence. Lire anonymiser avant Claude.
Préparer un document pour Gemini
Trier des candidatures, traduire un courrier commercial, exploiter un export CSV, avec la documentation Google pour les réglages du compte. Lire anonymiser avant Gemini.
Biffer est développé par Romain Rissoan, formateur et consultant à Lyon, fondateur d'Optédif formation. Le logiciel fonctionne sur Mac, bientôt sur Windows, et il est gratuit pour cinq fichiers par mois, toutes fonctions comprises, après une simple confirmation d'adresse email dans le logiciel : vous pouvez tester la méthode sur vos propres fichiers depuis la page télécharger Biffer.
Questions fréquentes
Faut-il anonymiser un document même pour une question anodine ?
Oui, parce que le document contient toujours plus que la question. Demander à une IA de corriger l'orthographe d'un courrier paraît simple ; le courrier contient pourtant l'adresse du destinataire, son numéro de dossier, parfois son IBAN, et le fichier part en entier. Le réflexe que nous enseignons : préparer le document avant chaque envoi, quelle que soit la demande, en laissant Biffer faire le repérage et en relisant l'aperçu. Quand l'habitude est prise, cela ajoute une minute au travail et vous apporte l'essentiel de la protection.
Un document préparé avec Biffer est-il anonyme au sens du RGPD ?
Cela dépend du choix que vous faites pour la table, et nous préférons être précis sur ce point. Si vous conservez une table de correspondance, les données sont pseudonymisées : la ré-identification reste possible pour qui détient la table, et le RGPD continue de s'appliquer. Si vous travaillez sans table et que les personnes restent hors de portée d'une ré-identification par des moyens raisonnables, le document se rapproche de l'anonymisation. Dans les deux cas, le fait d'avoir retiré les données avant l'envoi réduit fortement l'exposition. Biffer vous donne les moyens de décider ; la qualification juridique et la relecture finale vous appartiennent.
Que faire d'un PDF scanné ou d'une photo de document ?
Déposez-les dans Biffer comme n'importe quel fichier. Un PDF scanné ou une photo est composé d'images de pages sans couche de texte ; le logiciel y applique une reconnaissance de caractères embarquée, exécutée sur votre ordinateur sans connexion, puis la détection habituelle. Dans une image, les zones repérées sont caviardées par noircissement des pixels : le caviardage est définitif, ce qui vous garantit que les données masquées le restent dans le fichier partagé ; pour ces fichiers, le traitement se fait sans table de correspondance. L'aperçu vous permet de vérifier le résultat de la reconnaissance et de compléter à la main un nom ou un numéro mal lu. Les autres formats, Word, Excel, CSV, PDF texte, conservent les alias et la réversibilité.
Vos documents professionnels anonymisés, prêts à être diffusés publiquement ou à un outil d'IA.
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