Biffer ses fichiers RH
Biffer ses fichiers RH, c'est partir des documents que le service produit ou reçoit chaque semaine : un contrat de travail en Word, une série de bulletins en PDF, soixante comptes rendus d'entretien annuel, des CV, un registre du personnel en Excel. Chacun nomme un salarié ou un candidat et porte des identifiants qui le désignent sans ambiguïté : matricule, numéro de badge, numéro de sécurité sociale. Biffer les reconnaît sur votre poste, sans connexion, les remplace par des alias stables et les surligne en noir dans le fichier rendu.
Nous décrivons ici ces fichiers un par un, la façon de les biffer, le cadre du RGPD et du code du travail, et les usages de l'IA qui en découlent.
Les fichiers d'un service RH et ce qu'ils contiennent de sensible
Le service RH détient le plus de données sur les personnes, du recrutement au départ. Voici les fichiers que nous retrouvons partout, avec ce que chacun révèle.
Contrats de travail et avenants (Word, PDF)
État civil, adresse, numéro de sécurité sociale, salaire, clauses négociées, titre de séjour ou permis pour certains postes.
Bulletins de paie et DSN (PDF, Excel)
Numéro de bulletin, matricule, numéro URSSAF, mutuelle, saisies sur salaire, absences maladie qui révèlent un état de santé.
Entretiens annuels et professionnels (Word, PDF)
Appréciations nominatives du manager, objectifs, souhaits d'évolution, difficultés personnelles parfois consignées.
Candidatures et CV (PDF, Word)
Numéro de candidature, identifiant France Travail, parcours complet, adresse, âge, photo.
Registre du personnel et tableaux de suivi (Excel, CSV)
Une ligne par salarié : numéro, badge, dates d'entrée et de sortie, type de contrat, nationalité.
Courriers disciplinaires et dossiers d'absence (PDF, Word)
Avertissements, convocations, arrêts de travail, reconnaissances de handicap, mandats syndicaux.
PDF texte, Word, Excel, CSV et texte brut suivent le même traitement (voir biffer un PDF) ; les images et les PDF scannés passent par une reconnaissance de caractères embarquée, hors ligne, puis sont caviardés par noircissement des pixels, sans restauration possible.
Biffer ces fichiers en pratique : formats, alias, surlignage noir
Tout se déroule sur votre ordinateur, sans connexion (voir logiciel hors ligne).
- Vous déposez le fichier, profil ressources humaines activé. L'analyse locale surligne personnes, adresses, dates, numéros de sécurité sociale, matricules, numéros de salarié et de badge.
- Vous décochez les faux positifs (un intitulé de poste pris pour un nom) et ajoutez ce qui manque, toutes occurrences à la fois.
- Chaque donnée devient un alias stable (SALARIE_001, MATRICULE_001, CANDIDAT_007), identique d'un fichier à l'autre pour la même personne.
- Dans Word et PDF, les données biffées sont surlignées en noir, option activée par défaut : on voit d'un coup d'œil ce qui a été retiré. Dans Excel et CSV, colonnes et formules sont conservées.
- Vous enregistrez ou non la table de correspondance, chiffrée (Argon2id et AES-256-GCM) ou en clair. Avec elle, les vrais noms sont restaurés dans la réponse de l'IA ; sans elle, le biffage est irréversible.
La file d'attente reçoit une campagne entière d'entretiens, en mode vérifié ou automatique. Biffer est gratuit pour cinq fichiers par mois, toutes fonctions comprises, après une confirmation d'adresse email faite une fois dans le logiciel, sans mot de passe. Au-delà de ce volume, Biffer pour Mac ou Biffer pour PC coûte 10 € HT (12 € TTC), par carte via Stripe : licence à vie pour la version achetée, liée à l'ordinateur, nombre de fichiers illimité, chaque version majeure s'achetant séparément. Toutes les fonctions sont incluses dès l'offre gratuite (voir les tarifs).
Le profil ressources humaines ajoute aux détections générales les identifiants du salarié et du candidat, liste exacte du logiciel :
| Champ | Où on le rencontre |
|---|---|
| Numéro de salarié, numéro de badge | Registre du personnel, contrôle d'accès, tableaux |
| Numéro de bulletin de paie | Bulletins, journaux de paie |
| Numéro URSSAF | Bulletins, DSN, courriers de l'organisme |
| Numéro de mutuelle | Affiliations, bulletins, dossiers de prévoyance |
| Numéro de titre de séjour, numéro de permis | Dossiers d'embauche, postes réglementés |
| Identifiant France Travail | Candidatures, attestations, aides à l'embauche |
| Numéro de candidature | Outils de recrutement, accusés de réception |
S'y ajoutent les champs communs à tous les métiers (numéro de dossier, référence, numéro de contrat, matricule) et les détections générales : personnes, emails, téléphones, adresses, SIREN et SIRET, numéro de sécurité sociale, IBAN, plaques, dates. Un identifiant propre à l'entreprise s'ajoute par mot-clé (voir anonymisation par métier).
RGPD et code du travail : les obligations du service RH
L'employeur est responsable du traitement des données de ses salariés et de ses candidats. Le RGPD et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés imposent une finalité déterminée, une minimisation des données et des mesures de sécurité adaptées. Le code du travail ajoute, à l'article L1221-6, que les informations demandées à un candidat doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l'emploi.
Deux conséquences pour les fichiers du service. Certaines données sont sensibles au sens de l'article 9 du RGPD : un arrêt maladie, une reconnaissance de handicap, un mandat syndical sont masqués, au-delà de la simple pseudonymisation. Et les identifiants se cumulent : Biffer retire ensemble le nom, le matricule, le badge et la date d'embauche, pour une protection complète. Biffer prépare, vous validez : le gestionnaire relit l'aperçu et garde le dernier mot sur ce qu'il transmet.
Cas d'usage avec l'IA une fois les fichiers biffés
Un compte rendu biffé garde son contenu : SALARIE_014 a atteint ses objectifs et souhaite évoluer. L'IA l'exploite, la personne restant à l'abri.
- Synthétiser une campagne d'entretiens annuels : tendances, demandes de formation, signaux d'alerte.
- Comparer des candidatures biffées sur une grille de critères, sans biais lié au nom ou à l'âge.
- Rédiger un avenant type ou une fiche de poste à partir de contrats existants.
- Analyser un registre du personnel pour préparer un bilan social.
Le fichier biffé se colle dans ChatGPT, Claude ou Gemini ; la page anonymiser avant Gemini donne les réglages utiles. La réponse, rechargée dans Biffer avec la table de correspondance, retrouve les vrais noms, toujours en local. Biffer est conçu à Lyon par Romain Rissoan, son fondateur, au sein d'Opcadia.
Questions fréquentes
Comment biffer une pile de CV pour une présélection par l'IA ?
Vous déposez les CV (PDF ou Word) dans la file d'attente, profil ressources humaines activé. Biffer remplace nom, adresse, email, téléphone, date de naissance et numéro de candidature par des alias stables, CANDIDAT_001, CANDIDAT_002, et conserve les parcours, les compétences et les diplômes dont la grille de sélection a besoin. Biffer traite le texte ; pour les photos, une vérification visuelle avant l'envoi vous garde la maîtrise du résultat. L'IA peut ensuite classer les profils sur des critères objectifs, et la table de correspondance vous rend les noms une fois la présélection faite, sur votre poste.
Un arrêt maladie ou un mandat syndical se biffent-ils comme un nom ?
Ils se traitent différemment, et la nuance compte. Un nom se pseudonymise : il devient SALARIE_001 et reste utile pour suivre la personne dans le document. Une mention d'arrêt maladie, de handicap, de grossesse ou d'appartenance syndicale est une donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD : elle disparaît du fichier transmis, au-delà d'un simple changement d'étiquette. Biffer propose pour cela la politique « masquer », qui remplace la valeur par un libellé neutre, et le champ personnalisé par mot-clé pour repérer ces mentions dans vos comptes rendus.
Que devient un tableau Excel de paie une fois biffé ?
Il reste un tableau Excel, avec ses colonnes, ses formules et ses onglets. Biffer lit chaque cellule, repère les noms, matricules, numéros de sécurité sociale, IBAN et numéros de bulletin, et les remplace par des alias stables en préservant intégralement les montants, les dates et les totaux calculés. Le même salarié garde le même alias d'un onglet et d'un mois à l'autre. Le fichier rendu peut être confié à l'IA pour une analyse de masse salariale ou d'écarts de rémunération chaque ligne restant à l'abri de toute ré-identification.
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