Biffer ses fichiers de notaire
Biffer ses fichiers de notaire, c'est partir des documents qui circulent dans l'étude : un projet d'acte en Word, une copie authentique en PDF, un état hypothécaire, un tableau d'amortissement en Excel. Chacun nomme les parties, leurs conjoints, leurs héritiers, et porte des identifiants qui désignent un bien aussi sûrement qu'un nom : référence cadastrale, numéro de lot, numéro d'acte. Biffer les reconnaît sur votre poste, sans connexion, les remplace par des alias stables et les surligne en noir dans le fichier rendu.
Nous décrivons ici ces fichiers un par un, la façon de les biffer, le cadre déontologique et les usages de l'IA qui en découlent.
Les fichiers d'une étude et ce qu'ils contiennent de sensible
Un dossier notarial accumule des pièces de toutes origines, de la minute signée au courrier d'un confrère. Voici celles que nous retrouvons dans toutes les études, avec ce que chacune révèle.
Actes de vente et promesses (Word, PDF)
État civil complet des parties, régime matrimonial, adresses, prix, références cadastrales et numéros de lot, origine de propriété sur plusieurs propriétaires.
Successions et donations (Word, PDF)
Numéro de succession, liste des héritiers avec dates de naissance, actif et passif détaillés, comptes bancaires.
États hypothécaires et documents cadastraux (PDF)
Numéros de formalité, inscriptions de privilèges et d'hypothèques, parcelles, identité des créanciers.
Dossiers de prêt (PDF, Excel)
Numéro de prêt, montant, tableau d'amortissement, revenus déclarés de l'emprunteur, IBAN et garanties.
Copropriété : règlements et PV d'AG (PDF)
Numéro de copropriété, noms des copropriétaires et tantièmes, votes nominatifs, impayés mentionnés en séance.
Formalités et courriers (Word, texte)
Numéro CRPCEN de l'étude et des confrères, numéro de répertoire, échanges avec le service de publicité foncière et les banques.
PDF texte, Word, Excel, CSV et texte brut suivent le même traitement (voir biffer un PDF) ; les images et les PDF scannés passent par une reconnaissance de caractères embarquée, hors ligne, puis sont caviardés par noircissement des pixels, sans restauration possible.
Biffer ces fichiers en pratique : formats, alias, surlignage noir
Tout se déroule sur votre ordinateur, sans connexion (voir logiciel hors ligne).
- Vous déposez le fichier, profil notaire activé. L'analyse locale surligne personnes, adresses, dates, IBAN, numéros CRPCEN, d'acte, de prêt et références cadastrales.
- Vous décochez les faux positifs (nom d'une commune, article du code civil) et ajoutez ce qui manque, toutes occurrences à la fois.
- Chaque donnée devient un alias stable (PERSONNE_001, CADASTRE_002, ACTE_001), identique d'une pièce à l'autre pour la même partie ou le même bien.
- Dans Word et PDF, les données biffées sont surlignées en noir, option activée par défaut : on voit d'un coup d'œil ce qui a été retiré. Mise en forme conservée, métadonnées vidées.
- Vous enregistrez ou non la table de correspondance, chiffrée (Argon2id et AES-256-GCM) ou en clair. Avec elle, les vrais noms sont restaurés dans la réponse de l'IA ; sans elle, le biffage est irréversible.
La file d'attente reçoit un dossier complet, annexes comprises, en mode vérifié ou automatique. Biffer est gratuit pour cinq fichiers par mois, toutes fonctions comprises, après une confirmation d'adresse email faite une fois dans le logiciel, sans mot de passe. Au-delà de ce volume, Biffer pour Mac ou Biffer pour PC coûte 10 € HT (12 € TTC), par carte via Stripe : licence à vie pour la version achetée, liée à l'ordinateur, nombre de fichiers illimité, chaque version majeure s'achetant séparément. Toutes les fonctions sont incluses dès l'offre gratuite (voir les tarifs).
Le profil notaire ajoute aux détections générales les identifiants de l'acte et du bien, liste exacte du logiciel :
| Champ | Où on le rencontre |
|---|---|
| Numéro CRPCEN | En-têtes, courriers entre études, formalités |
| Numéro d'acte | Minutes, copies authentiques, répertoire |
| Référence cadastrale | Actes de vente, états hypothécaires, origine de propriété |
| Numéro de répertoire | Registre de l'étude, mentions en marge |
| Numéro de formalité | Publicité foncière, états hypothécaires |
| Numéro de succession | Déclarations, actes de notoriété, courriers |
| Numéro de prêt | Offres, tableaux d'amortissement, actes de prêt |
| Numéro de copropriété | Règlements, PV d'assemblée, pré-états datés |
S'y ajoutent les champs communs à tous les métiers (numéro de dossier, référence, numéro de contrat, matricule) et les détections générales : personnes, emails, téléphones, adresses, SIREN et SIRET, numéro de sécurité sociale, IBAN, plaques, dates. Un identifiant propre à l'étude s'ajoute par mot-clé (voir anonymisation par métier).
Le secret professionnel du notaire
Le décret n° 2023-1297 du 28 décembre 2023 relatif au code de déontologie des notaires rappelle que le notaire et toutes les personnes placées sous son autorité sont tenus à un secret professionnel général et absolu, qui couvre actes, documents, pièces et correspondances, y compris électroniques. Les règles professionnelles approuvées par l'arrêté du 29 janvier 2024 complètent ce cadre, et la violation du secret est réprimée par l'article 226-13 du code pénal.
Deux conséquences pour les fichiers de l'étude. Les identifiants du bien se biffent comme les personnes : une référence cadastrale, un numéro de lot et une commune suffisent à retrouver un propriétaire. Avec un logiciel hors ligne, le traitement reste dans l'étude, du dépôt à l'export. Biffer prépare, vous validez : le notaire relit l'aperçu et garde le dernier mot, comme pour tout acte.
Cas d'usage avec l'IA une fois les fichiers biffés
Un acte biffé garde sa structure et ses clauses : PERSONNE_001 vend à PERSONNE_002 le lot LOT_003 de la copropriété COPRO_001. L'IA peut l'analyser, les personnes et le bien restant à l'abri.
- Résumer un règlement de copropriété ou une série de PV d'AG avant une vente.
- Vérifier la concordance entre une promesse et le projet d'acte définitif.
- Extraire les servitudes et conditions particulières d'un titre de propriété ancien.
- Expliquer une clause en langage clair pour le courrier au client.
Le fichier biffé se colle dans ChatGPT, Claude ou Gemini ; la page caviarder un document distingue biffage visible et pseudonymisation. La réponse, rechargée dans Biffer avec la table de correspondance, retrouve les vrais noms, toujours en local. Biffer est conçu à Lyon par Romain Rissoan, son fondateur, au sein d'Opcadia.
Questions fréquentes
Une référence cadastrale est-elle une donnée personnelle à biffer ?
Oui, dès lors qu'elle désigne un bien dont le propriétaire est identifiable par une simple consultation du cadastre ou du fichier immobilier. Section, numéro de parcelle et commune forment un identifiant aussi précis qu'un nom. Le profil notaire de Biffer traite donc la référence cadastrale, le numéro de lot et le numéro de copropriété comme des champs à part entière, remplacés par des alias stables (CADASTRE_002, LOT_003) qui restent identiques dans la promesse, l'acte et l'état hypothécaire. Si une analyse exige de conserver la désignation du bien, la politique « conserver » s'applique à ce seul type de donnée.
Comment biffer un acte de soixante pages avec ses annexes ?
Vous déposez l'acte et ses annexes dans la file d'attente (Word, PDF, Excel). Les alias sont partagés entre tous les fichiers du lot : la même partie reçoit le même alias dans l'acte, le règlement de copropriété et le tableau d'amortissement. En mode vérifié, vous relisez l'aperçu de chaque fichier ; en mode automatique, Biffer applique vos politiques à toute la série, ce qui convient aux annexes de même nature. Pour un premier dossier, nous recommandons le mode vérifié, le temps de constater que les identifiants internes de l'étude sont bien reconnus.
Le surlignage noir convient-il à une copie d'acte transmise à un tiers ?
C'est précisément son rôle. Par défaut, Biffer surligne en noir chaque donnée biffée dans les fichiers Word et PDF : le lecteur voit qu'un passage a été retiré, et le contenu reste protégé, puisque la valeur d'origine a quitté le fichier et qu'un alias l'a remplacée. Cette marque visible convient à une copie de travail remise à un expert ou à une IA. Si vous préférez un document d'apparence ordinaire, l'option se désactive avant l'export. Le traitement porte toujours sur une copie : la minute et les copies authentiques restent intactes dans l'étude.
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