Biffer ses fichiers immobiliers
Biffer ses fichiers immobiliers, c'est partir des documents qu'une agence ou un syndic manipule chaque jour : un bail en Word, un état des lieux en PDF, un mandat, un PV d'assemblée générale, un tableau de gestion locative en Excel. Chacun nomme un locataire, un propriétaire, un copropriétaire, et porte des identifiants qui désignent un logement sans ambiguïté : numéro de lot, numéro de bail, numéro de compteur. Biffer les reconnaît sur votre poste, sans connexion, les remplace par des alias stables et les surligne en noir dans le fichier rendu.
Nous décrivons ici ces fichiers un par un, la façon de les biffer, le cadre des lois Hoguet et ALUR, et les usages de l'IA qui en découlent.
Les fichiers de l'immobilier et ce qu'ils contiennent de sensible
Transaction, gestion locative et copropriété produisent des fichiers différents qui parlent des mêmes personnes et des mêmes biens. Voici ceux que nous retrouvons partout.
Baux et avenants (Word, PDF)
Numéro de bail, identité du locataire et du garant, adresse du logement, loyer, numéro de lot.
États des lieux (PDF)
Noms des parties, relevés de compteurs avec numéros PDL et PCE, observations sur l'état du logement.
Mandats de gestion et de vente (Word)
Numéro de mandat, identité du propriétaire, honoraires négociés, IBAN de reversement des loyers.
Dossiers de candidature locataire (PDF)
Pièce d'identité, bulletins de paie, avis d'imposition, contrat de travail : le fichier le plus sensible de la profession.
PV d'AG et appels de fonds (PDF, Excel)
Numéro de copropriété, noms des copropriétaires et tantièmes, votes nominatifs, impayés cités en séance.
Tableaux de gestion locative (Excel, CSV)
Une ligne par lot : numéro de locataire, loyer, retards, quittances, parcelle.
PDF texte, Word, Excel, CSV et texte brut suivent le même traitement (voir biffer un PDF) ; les images et les PDF scannés passent par une reconnaissance de caractères embarquée, hors ligne, puis sont caviardés par noircissement des pixels, sans restauration possible.
Biffer ces fichiers en pratique : formats, alias, surlignage noir
Tout se déroule sur votre ordinateur, sans connexion (voir logiciel hors ligne).
- Vous déposez le fichier, profil immobilier activé. L'analyse locale surligne personnes, adresses, dates, IBAN, numéros de lot, de bail, de mandat et de compteur.
- Vous décochez les faux positifs (nom d'une résidence, rue citée comme repère) et ajoutez ce qui manque, toutes occurrences à la fois.
- Chaque donnée devient un alias stable (LOCATAIRE_001, LOT_003, BAIL_001), identique d'un fichier à l'autre pour le même bien.
- Dans Word et PDF, les données biffées sont surlignées en noir, option activée par défaut : on voit d'un coup d'œil ce qui a été retiré. Dans Excel et CSV, colonnes et formules sont conservées.
- Vous enregistrez ou non la table de correspondance, chiffrée (Argon2id et AES-256-GCM) ou en clair. Avec elle, les vrais noms sont restaurés dans la réponse de l'IA ; sans elle, le biffage est irréversible.
La file d'attente reçoit tout un immeuble, en mode vérifié ou automatique. Biffer est gratuit pour cinq fichiers par mois, toutes fonctions comprises, après une confirmation d'adresse email faite une fois dans le logiciel, sans mot de passe. Au-delà de ce volume, Biffer pour Mac ou Biffer pour PC coûte 10 € HT (12 € TTC), par carte via Stripe : licence à vie pour la version achetée, liée à l'ordinateur, nombre de fichiers illimité, chaque version majeure s'achetant séparément. Toutes les fonctions sont incluses dès l'offre gratuite (voir les tarifs).
Le profil immobilier ajoute aux détections générales les identifiants du bien et du contrat, liste exacte du logiciel :
| Champ | Où on le rencontre |
|---|---|
| Numéro de lot | Baux, règlements de copropriété, appels de fonds |
| Numéro de bail | Baux, quittances, courriers au locataire |
| Numéro de mandat | Mandats de gestion et de vente, registre des mandats |
| Numéro de copropriété | PV d'AG, appels de fonds, pré-états datés |
| Numéro de quittance | Quittances de loyer, relevés de compte |
| Numéro de compteur (PDL / PCE) | États des lieux, relevés, contrats d'énergie |
| Numéro de parcelle | Titres, documents d'urbanisme, programmes neufs |
| Numéro de permis de construire | Programmes neufs, VEFA, dossiers d'urbanisme |
| Numéro de locataire | Logiciels de gestion locative, exports, relances |
S'y ajoutent les champs communs à tous les métiers (numéro de dossier, référence, numéro de contrat, matricule) et les détections générales : personnes, emails, téléphones, adresses, SIREN et SIRET, numéro de sécurité sociale, IBAN, plaques, dates. Un identifiant propre à l'agence s'ajoute par mot-clé (voir anonymisation par métier).
Loi Hoguet, loi ALUR et RGPD
Agents immobiliers, administrateurs de biens et syndics sont encadrés par la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, dite loi Hoguet. La loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové, dite loi ALUR, a renforcé l'encadrement des baux et des copropriétés et limité la liste des justificatifs qu'un bailleur peut demander à un candidat, détaillée sur service-public.fr.
Deux conséquences pour les fichiers de la profession. Le dossier de candidature reste dans l'agence : avis d'imposition, bulletins et pièce d'identité y figurent en clair, et seule la synthèse que vous en tirez, biffée, part vers l'IA. Le syndic manipule les données de tous les copropriétaires, votes et impayés compris, et le RGPD s'applique à chaque pièce. Biffer prépare, vous validez : le gestionnaire relit l'aperçu et garde le dernier mot sur ce qu'il transmet.
Cas d'usage avec l'IA une fois les fichiers biffés
Un PV d'AG biffé garde ses résolutions et ses votes : LOT_012 vote contre la résolution 7, l'impayé de LOCATAIRE_004 est évoqué. L'IA l'exploite sans connaître personne.
- Résumer un procès-verbal d'assemblée de trente pages.
- Rédiger la réponse à une réclamation de locataire à partir du bail et de l'historique.
- Comparer un état des lieux d'entrée et de sortie avant la restitution du dépôt.
- Extraire les clauses particulières d'une série de baux.
Le fichier biffé se colle dans ChatGPT, Claude ou Gemini ; la page comment ça fonctionne détaille chaque étape. La réponse, rechargée dans Biffer avec la table de correspondance, retrouve les vrais noms, toujours en local. Biffer est conçu à Lyon par Romain Rissoan, son fondateur, au sein d'Opcadia.
Questions fréquentes
Faut-il biffer un dossier de candidature locataire ou le garder dans l'agence ?
Le garder dans l'agence reste la règle : un avis d'imposition ou une pièce d'identité y sont à leur place, et ces pièces, souvent des scans en image, relèvent du caviardage définitif par noircissement plutôt que de la pseudonymisation. Ce qui se biffe utilement, c'est la synthèse que vous en tirez : un tableau Excel des candidatures avec revenus, type de contrat et garant, où Biffer remplace les noms par CANDIDAT_001, CANDIDAT_002 et conserve les montants. L'IA peut alors classer les dossiers sur des critères objectifs, et la table de correspondance vous rend les noms sur votre poste.
Un numéro de compteur PDL ou PCE est-il vraiment une donnée à biffer ?
Oui. Le point de livraison électricité (PDL) et le point de comptage gaz (PCE) sont attachés à un logement précis et permettent, auprès du gestionnaire de réseau, de retrouver son adresse et son occupant. Dans un état des lieux, ils accompagnent les index et les noms des parties : l'ensemble identifie une personne. Le profil immobilier de Biffer les reconnaît et les remplace par un alias stable (COMPTEUR_001), identique à l'entrée et à la sortie, ce qui permet à l'IA de comparer les deux états sans connaître le logement.
Comment biffer tous les fichiers d'un immeuble avant une analyse de portefeuille ?
Vous déposez les baux, les états des lieux, les PV et le tableau de gestion dans la file d'attente, puis choisissez le mode vérifié ou automatique. Les alias sont partagés entre les fichiers du lot : le lot LOT_003 et son locataire LOCATAIRE_003 portent le même alias dans le bail, la quittance et le tableau Excel. L'IA peut alors croiser retards de paiement, travaux votés et fins de bail chaque ligne restant à l'abri de toute ré-identification. Pour un premier immeuble, nous recommandons le mode vérifié.
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