Censurer un document : ce que le mot recouvre, quand la loi l'impose et comment s'y prendre

Censurer un document : un mot courant pour une opération précise

« Censurer » a plusieurs sens. Le Conseil constitutionnel censure une disposition de loi, l'Assemblée vote une motion de censure, un régime censure la presse : aucun de ces sens ne concerne le document que vous préparez. Dans l'usage courant d'un bureau, censurer un document signifie en retirer ce qui ne doit pas être lu par la personne à qui on le remet.

Ce sens est très proche de celui de « caviarder », né dans la presse russe du XIXe siècle, où la censure noircissait les passages interdits ; l'article caviarder : définition en retrace l'origine. Il rejoint aussi « expurger » (retirer d'un texte ce qui est jugé contraire à un usage) et « occulter », le terme des textes juridiques français. Ce que ces mots ont en commun :

• le document est conservé et diffusé, seul un passage est retiré ;
• le lecteur doit pouvoir voir qu'un retrait a eu lieu, sans pouvoir le lire ;
• le retrait est définitif dans la version diffusée, l'original restant chez l'émetteur.

La question n'est donc pas de savoir si censurer est légitime, mais ce que l'on censure, sur quel fondement, et si le retrait tient techniquement.

Documents administratifs : communiquer après occultation

Toute personne peut demander à une administration la communication d'un document administratif : rapport, délibération, avis, marché public. Le droit d'accès est organisé par le code des relations entre le public et l'administration (CRPA), dont le livre III est consultable sur Légifrance. Certaines mentions ne sont pas communicables aux tiers : celles qui portent atteinte à la vie privée, au secret médical, au secret des affaires, ou qui comportent une appréciation sur une personne nommément désignée.

Le point important pour notre sujet figure à l'article L311-7 du même code : lorsqu'un document contient de telles mentions mais qu'il est possible de les occulter ou de les disjoindre, le document est communiqué après occultation. Autrement dit, l'administration ne peut pas refuser le document entier au motif qu'un paragraphe est protégé ; elle doit le censurer, au sens de cet article, et communiquer le reste. La Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) rend des avis sur ces questions, et la fiche de service-public.fr sur l'accès aux documents administratifs décrit la procédure.

En pratique, l'agent qui prépare la communication doit donc :

1. identifier les mentions protégées et pouvoir justifier chaque occultation ;
2. laisser lisible tout ce qui ne relève pas d'une exception ;
3. retirer les mentions du fichier transmis, et non les recouvrir d'un rectangle ;
4. conserver l'original intact et la version occultée, en cas de recours.

La page collectivité décrit les champs propres à ces dossiers.

Décisions de justice et pièces de procédure : l'occultation prévue par la loi

Les décisions de justice sont mises à la disposition du public en open data. L'article L111-13 du code de l'organisation judiciaire, issu de la loi pour une République numérique de 2016 et modifié en 2019, pose la règle : les nom et prénoms des personnes physiques mentionnées dans la décision, parties ou tiers, sont occultés avant la mise à disposition. Lorsque la divulgation d'autres éléments serait de nature à porter atteinte à la sécurité ou à la vie privée de ces personnes ou de leur entourage, ces éléments sont occultés aussi, et cette occultation peut s'étendre aux magistrats et aux membres du greffe. L'article L10 du code de justice administrative prévoit la même chose pour les juridictions administratives.

Ce régime montre ce qu'est une censure bien conçue : la décision reste publiée avec son raisonnement ; seuls les éléments identifiants disparaissent, remplacés par une lettre ou une mention générique. C'est le principe de l'alias, PERSONNE_001 à la place d'un nom, qui conserve la cohérence du texte sans livrer l'identité.

Les pièces produites en justice obéissent à une logique différente. Le principe du contradictoire impose de communiquer à l'adversaire les pièces sur lesquelles on s'appuie, et une pièce tronquée peut être écartée ou discutée. Censurer une pièce est donc une décision à motiver : les juridictions admettent par exemple la production de bulletins de paie de collègues pour établir une inégalité de traitement, après occultation des mentions qui ne sont pas indispensables au litige. La page avocat détaille les champs concernés.

Documents RH et documents internes : censurer sans excès ni oubli

Un service RH censure des documents plus souvent qu'il ne le pense. Un salarié qui exerce son droit d'accès (article 15 du RGPD) obtient copie des données qui le concernent, sans que ce droit porte atteinte aux droits d'autrui : les noms des autres salariés cités dans un compte rendu d'entretien, les appréciations portées par un tiers ou les éléments d'une enquête interne concernant d'autres personnes sont occultés avant remise.

Hors obligation légale, l'entreprise censure aussi pour ses propres besoins : un contrat envoyé à un prestataire sans les montants, un compte rendu remis à une IA pour résumé. La question est toujours la même : qui va lire le document, et de quoi a-t-il besoin ? L'article document confidentiel propose une grille pour y répondre, et l'article supprimer les informations sensibles d'un document liste les familles de données à repérer.

Deux écueils symétriques guettent ces documents :

• censurer trop : une copie de données vidée de tout contexte ne répond pas au droit d'accès, et une pièce amputée perd sa valeur probante ;
• censurer trop peu : un nom laissé dans un pied de page, un commentaire Word, une feuille Excel masquée ou les propriétés du fichier ;
• censurer en surface : un rectangle noir posé sur un texte intact, que le destinataire lit d'un copier-coller.

La méthode pour censurer un document sans laisser de trace

Quel que soit le cadre, la technique est la même et elle tient en cinq gestes. Nous la détaillons pas à pas dans le tutoriel comment caviarder un document ; en voici l'essentiel.

Biffer, le logiciel que nous éditons, prend en charge ces gestes sur votre ordinateur, sans connexion : il repère noms, coordonnées, numéros et champs propres à 18 métiers, les remplace par un alias ou un masque dans toutes leurs occurrences, noircit les pixels des scans après reconnaissance de caractères locale, et vide les métadonnées. Pour un paragraphe entier, l'outil Zone noircit un cadre tracé à la main. Depuis la version 2.1.0, il fonctionne sur Mac (puce Apple ou Intel) et sur Windows.