Comment indiquer qu'un document est confidentiel ?

Les mentions types à apposer sur un document confidentiel

Une mention efficace est courte, visible sur chaque page et cohérente d'un document à l'autre. Voici les formulations les plus répandues :

• « Confidentiel » : diffusion limitée aux destinataires désignés et aux personnes qui ont besoin d'en connaître ;
• « Strictement confidentiel » : diffusion nominative, sans transfert ni copie sans accord de l'émetteur ;
• « Diffusion interne uniquement » ou « Usage interne » : document réservé aux salariés de l'organisation ;
• « Document confidentiel, ne pas diffuser » : formule explicite, utile pour un document susceptible d'être transféré par erreur ;
• « Personnel et confidentiel » : sur une enveloppe ou un courrier, réservé à l'ouverture par son seul destinataire.

Pour un email, la mention se place dans l'objet (« [Confidentiel] ») et peut être complétée d'un avertissement en pied de message, par exemple :

Ce message et ses pièces jointes sont confidentiels et destinés exclusivement à leurs destinataires. Si vous l'avez reçu par erreur, merci d'en informer l'expéditeur et de le supprimer.

L'emplacement compte autant que le texte. La mention figure en en-tête ou en pied de chaque page, sur la page de garde et, si possible, dans le nom du fichier. Pour un document très sensible, ajoutez la liste des destinataires, la date, le numéro de version et le numéro d'exemplaire : en cas de fuite, vous saurez quelle copie a circulé. Une règle de diffusion écrite, même brève, donne enfin à ces mentions un sens partagé par toute l'équipe.

Les niveaux de confidentialité, en entreprise et dans l'État

Aucun texte n'impose aux entreprises une échelle de confidentialité. La plupart retiennent trois à cinq niveaux, souvent sur le modèle suivant. L'essentiel est que chaque niveau corresponde à une règle de diffusion simple, que chacun peut appliquer sans demander l'avis d'un responsable.

La norme ISO/IEC 27001, dans sa version de 2022, demande de classer les informations selon leur sensibilité (mesure 5.12) et de les marquer en conséquence (mesure 5.13), sans fixer les intitulés : chaque organisation définit les siens. Le classement revient au propriétaire de l'information, qui le revoit quand la sensibilité change, par exemple après la publication de résultats ou la signature d'un contrat.

Dans l'État, la classification relève du secret de la défense nationale. Depuis le 1er juillet 2021, elle ne compte plus que deux niveaux, « Secret » et « Très Secret », définis par le code de la défense et détaillés dans l'instruction générale interministérielle n° 1300. La mention « Diffusion restreinte » est une mention de protection, pas un niveau de classification. Ces mentions sont réservées aux informations qui intéressent la défense et la sécurité nationale. Pour ses propres documents, une entreprise retient des intitulés distincts, comme ceux du tableau ci-dessus, afin d'éviter toute confusion.

Marquer un document Word et protéger son contenu

Word offre plusieurs moyens d'indiquer qu'un document est confidentiel, à combiner selon le niveau retenu :

1. Le filigrane : onglet Création, Filigrane. Word propose des filigranes prédéfinis, dont « CONFIDENTIEL », et accepte un texte personnalisé.
2. L'en-tête ou le pied de page : onglet Insertion, En-tête ou Pied de page. La mention se répète automatiquement sur chaque page.
3. Les étiquettes de confidentialité : si votre organisation les a configurées dans Microsoft 365, elles marquent le document et peuvent appliquer un chiffrement.
4. Le mot de passe : Fichier, Informations, Protéger le document, Chiffrer avec mot de passe. Le contenu devient illisible sans le mot de passe.

Ces mesures signalent et verrouillent, mais elles accompagnent le document : tout destinataire qui l'ouvre, avec le mot de passe s'il y en a un, lit l'intégralité du texte. Quand un document confidentiel doit sortir de son cercle (avocat, expert, prestataire, assistant d'IA), la protection la plus sûre consiste à retirer les informations dont le destinataire n'a pas besoin. Les risques propres aux assistants sont détaillés dans l'article ChatGPT et confidentialité.

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