Comment anonymiser un document Word : commentaires, auteur et suivi des modifications

Ce que Word enregistre dans un fichier sans l'afficher

Un fichier .docx est une archive qui réunit plusieurs fichiers XML : le corps du texte, les en-têtes et pieds de page, les notes, les commentaires, les propriétés. Chacun peut contenir des données personnelles.

• Les propriétés du document : auteur, « dernier enregistrement par », société, responsable, titre, sujet, mots-clés. Word les remplit souvent à partir de votre compte ou du modèle utilisé.
• Les commentaires : chacun porte le nom de son auteur, ses initiales et la date, en plus du texte de la remarque.
• Le suivi des modifications : chaque insertion et chaque suppression est attribuée à une personne. Le texte supprimé reste dans le fichier tant que la modification n'a pas été acceptée.
• Les zones annexes : en-têtes, pieds de page, notes de bas de page et de fin, texte masqué, zones de texte.
• Les objets insérés : une capture d'écran, un scan collé ou une signature en image contiennent du texte que la recherche de Word ne voit pas.
• Le nom du fichier : « Contrat Jean Dupont v3.docx » annonce le contenu avant même l'ouverture.

Le risque n'est pas théorique : il suffit de renommer le fichier en .zip pour lire ces fichiers XML avec un simple éditeur de texte. Au regard du RGPD, toutes ces informations sont des données personnelles dès lors qu'elles désignent une personne, et le principe de minimisation de l'article 5 invite à ne transmettre que ce qui est nécessaire. Un document anonymisé dans son corps mais pas dans ses coulisses ne l'est donc qu'en apparence, même s'il porte la mention confidentiel.

Anonymiser les commentaires et le suivi des modifications dans Word

Word dispose de trois outils utiles, à utiliser sur une copie du document.

Ces outils traitent les coulisses du fichier, pas son contenu : aucun ne retire le nom du salarié cité en page 3. Word n'offre pas non plus d'outil de caviardage proprement dit, et un surlignage noir laisse le texte intact sous la couleur.

Anonymiser le texte d'un document Word avec Biffer

Pour le texte lui-même, la fonction Rechercher et remplacer atteint vite ses limites : il faut connaître chaque valeur à l'avance, penser aux variantes (« M. Dupont », « Jean Dupont », « J. Dupont »), et ne rien oublier dans les numéros, adresses et dates.

Biffer, le logiciel que nous éditons, traite le fichier .docx sur votre ordinateur, hors ligne. Il lit le corps du texte, les en-têtes et pieds de page, les notes de bas de page et de fin, les commentaires, ainsi que le texte supprimé conservé par le suivi des modifications. Il y détecte les personnes, coordonnées, dates, numéros de sécurité sociale, IBAN, SIREN, SIRET et les champs de 18 métiers ; vous relisez l'aperçu, ajoutez un oubli traité dans toutes ses occurrences, puis choisissez alias, masque ou conservation. Le fichier produit reste un document Word avec sa mise en forme, les valeurs biffées apparaissant par défaut en blanc sur fond noir.

Avec le vidage des métadonnées, Biffer efface l'auteur, le dernier modificateur, la société et le responsable, et remplace les auteurs des commentaires et des révisions par « Auteur ». À l'export, une option anonymise aussi le nom du fichier. Deux points restent à vérifier vous-même : le champ Titre des propriétés, et les images collées dans le document, à traiter à part comme fichiers image. Le parcours complet figure sur la page comment ça fonctionne. Pour un export en PDF, l'article effacer du texte dans un PDF rappelle les pièges propres à ce format, et la page tarifs présente les offres.