Biffer un document : la méthode complète, du fichier d'origine à la version partageable

Avant de biffer : copie, objectif et inventaire

La première étape ne touche pas au fichier : elle consiste à savoir pourquoi vous biffez et pour qui. Un document destiné à une IA doit rester exploitable ; une pièce communiquée à un adversaire ne doit rien livrer de plus que ce qu'il est en droit de lire ; un rapport publié doit être expurgé pour de bon. Trois décisions se prennent à ce stade :

1. La copie de travail. Dupliquez le fichier et rangez l'original à part. Vous en aurez besoin pour une seconde version ou pour répondre à une contestation.
2. La liste de ce qui disparaît. Identités, emails, téléphones, adresses, numéros (sécurité sociale, IBAN, SIRET, dossier, contrat), dates, montants, noms de société, signatures. Dressez-la par famille plutôt que par page : un nom cité en introduction revient dans les annexes.
3. La liste de ce qui reste. Les dates d'exercice d'un bilan ou les montants d'un devis sont souvent la raison même du partage.

L'inventaire fait découvrir les données que l'on n'avait pas vues : auteurs des commentaires, propriétés du fichier, en-tête répété, feuille masquée d'un classeur. La page anonymiser un document détaille ces emplacements, et l'article biffer un document professionnel confidentiel propose une grille par type de pièce.

Biffer un document selon son format : Word, Excel, PDF, scan, image

Le format commande le geste. Word, Excel et PDF texte contiennent des caractères que l'on peut remplacer ou réécrire. Un PDF scanné ou une image n'en contient aucun : la donnée fait partie des pixels, et il faut la localiser par reconnaissance de caractères avant de noircir la zone.

Dans Word, l'Inspecteur de document supprime métadonnées et révisions, mais ne biffe pas le contenu. Acrobat Pro propose un outil de caviardage, nommé « Biffer » dans son interface française, qui marque puis applique ; Aperçu (macOS 11 et suivants) et LibreOffice ont chacun une fonction « Caviarder ». Vérifiez le comportement de la version installée avant de lui confier un document sensible.

Biffer, le logiciel que nous éditons, suit ces règles pour chaque format : il lit Word, Excel, CSV, texte, PDF et images, repère les données, les remplace dans le texte ou noircit les pixels d'un scan, et vide les métadonnées. Depuis la version 2.1.0, il tourne sur Mac (puce Apple ou Intel) et sur Windows, entièrement hors ligne.

Alias ou rectangle noir : choisir la forme du biffage

Une fois la donnée localisée, deux formes de biffage sont possibles, et elles ne servent pas le même objectif.

Les deux formes se combinent dans un même document : alias pour les personnes et les sociétés, masque pour les numéros de sécurité sociale, noir pour la signature. Une troisième politique, conserver, s'applique aux données qui donnent son sens au document.

Le choix a une portée juridique. La CNIL distingue la pseudonymisation, réversible grâce à une information conservée séparément, de l'anonymisation, qui rend la ré-identification impossible en pratique ; son guide l'anonymisation de données personnelles fixe les critères. Un document biffé par alias dont vous gardez la table reste pseudonymisé au sens du RGPD ; sans table, on se rapproche de l'anonymisation (voir la page réglementation).

Vérifier, exporter et garder une trace

Le biffage n'est acquis que lorsqu'il a été contrôlé : la plupart des fuites connues viennent d'une vérification sautée, pas d'un outil défaillant. Quatre contrôles suffisent :

1. Rechercher chaque valeur retirée dans le fichier produit. Si une occurrence répond, le biffage est incomplet.
2. Copier-coller les zones noircies dans un éditeur de texte. Si des caractères apparaissent, le noir n'est qu'une annotation posée au-dessus du texte.
3. Ouvrir les propriétés du fichier : auteur, société, titre, et pour Word les auteurs des commentaires.
4. Relire le nom du fichier. « Contrat Jean Dupont 2024.pdf » annonce ce que le contenu cache.

Pour l'export, enregistrez le résultat sous un nouveau nom, dans le format d'origine : un classeur reste un classeur, un contrat Word reste un contrat Word. Évitez les services en ligne pour cette étape, puisque le fichier complet transite par leurs serveurs ; la page logiciel hors ligne explique pourquoi cela compte.

Gardez enfin une trace : familles de données retirées, date, version biffée et, pour les alias, la table de correspondance rangée à part et chiffrée. Dans Biffer, l'export produit le document biffé, une table .anonmap chiffrée par votre mot de passe (ou en clair, ou aucune) et une configuration .biffer réutilisable. Le tutoriel comment caviarder un document reprend ces étapes une à une, type de fichier par type de fichier.

Les erreurs classiques quand on biffe un document

Les mêmes erreurs reviennent, chez les particuliers comme dans les cabinets et les services juridiques.

• Le rectangle posé au-dessus. Une forme noire, un surlignage ou une « gomme » de lecteur gratuit ne retirent pas le texte. Un copier-coller le récupère.
• Le biffage marqué mais non appliqué. Dans les outils en deux temps, enregistrer après le marquage et avant l'application conserve tout le texte.
• L'occurrence oubliée. Le nom de la page 2 revient dans un tableau page 9, dans un pied de page ou dans un signet. Il faut traiter la valeur, pas l'endroit.
• Le texte retiré, l'image gardée. Une signature, un tampon ou une photo d'identité restent lisibles après le biffage du texte.
• Les métadonnées et le nom de fichier. Le corps est propre, les propriétés et le titre du fichier ne le sont pas.
• Le biffage trop large. Retirer les dates d'un bilan ou les montants d'un devis rend la pièce inexploitable.

Une fuite de données personnelles par biffage raté peut constituer une violation de données, à notifier à la CNIL dans les 72 heures lorsqu'elle présente un risque pour les personnes. L'article effacer du texte dans un PDF rappelle plusieurs cas devenus publics pour cette raison, et la page caviarder un document complète cette liste pour les pièces communiquées.