Données personnelles : définition, exemples et liste de ce qu'il faut retirer d'un document
Une donnée personnelle est, selon le RGPD, toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement. Le nom en est l'exemple le plus évident, mais la définition va bien au-delà : un numéro de téléphone, une adresse IP, une plaque d'immatriculation, une photographie ou un matricule de salarié sont aussi des données personnelles, dès lors qu'ils permettent de remonter à quelqu'un.
L'article 4 du règlement précise ce qu'est une personne identifiable : une personne qui peut être identifiée, notamment par référence à un identifiant (nom, numéro d'identification, données de localisation, identifiant en ligne) ou à un ou plusieurs éléments propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Le texte vise les personnes physiques : les informations sur une société ne sont pas, en elles-mêmes, des données personnelles, mais le nom de son gérant ou l'email nominatif d'un salarié le sont.
Cette définition large a une conséquence directe pour tous ceux qui manipulent des documents : un contrat, une facture, un compte rendu de réunion ou un tableau de suivi contiennent presque toujours des données personnelles, souvent plus qu'on ne le croit au premier regard. Les identifier est la première étape avant de partager, publier ou confier un fichier à un outil d'IA.
Cet article présente la définition et les catégories prévues par le RGPD, donne des exemples tirés de documents réels, puis propose une liste de contrôle. L'angle propre aux assistants d'IA est traité sur la page données personnelles et IA.
Définition et catégories de données personnelles selon le RGPD
La CNIL résume la notion dans sa définition de la donnée personnelle : une personne peut être identifiée directement, par son nom par exemple, ou indirectement, par un numéro, une donnée biométrique ou le croisement de plusieurs éléments. Le RGPD distingue ensuite trois grandes catégories, soumises à des règles de plus en plus strictes à mesure que le risque pour les personnes augmente.
| Catégorie | Contenu | Régime |
|---|---|---|
| Données courantes | Identité, coordonnées, vie professionnelle, données économiques, connexion, localisation | Règles générales du RGPD (base légale, minimisation, sécurité) |
| Données sensibles (article 9) | Origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, données génétiques, biométriques, de santé, vie ou orientation sexuelle | Interdiction de principe, sauf exceptions limitativement prévues |
| Données pénales (article 10) | Condamnations, infractions, mesures de sûreté | Traitement sous le contrôle de l'autorité publique ou autorisé par la loi |
En France, le numéro d'inscription au répertoire (NIR), plus connu comme numéro de sécurité sociale, fait en outre l'objet d'un encadrement particulier : son usage est limité à des finalités précises, notamment sociales et sanitaires.
La différence entre donnée personnelle et donnée sensible tient donc au contenu. Toute donnée sensible est une donnée personnelle, mais seules celles qui relèvent de l'article 9 sont qualifiées de sensibles. La CNIL précise cette notion sur sa page consacrée aux données sensibles. Un arrêt de travail mentionnant une pathologie, un compte rendu médical ou une adhésion syndicale citée dans un procès-verbal appellent donc une vigilance renforcée, avant tout partage comme avant tout envoi à un prestataire.
Exemples de données personnelles dans les documents professionnels
Les données personnelles se cachent dans des documents ordinaires, y compris ceux que l'on considère comme purement techniques ou comptables. Le tableau suivant en donne des exemples, classés par nature.
| Nature | Exemples | Documents où on les trouve |
|---|---|---|
| Identité | Nom, prénom, civilité, date et lieu de naissance, nationalité, photographie, signature | Contrats, CV, pièces d'identité, procès-verbaux |
| Coordonnées | Adresse postale, email nominatif, téléphone | Courriers, factures, fiches clients |
| Identifiants | Numéro de sécurité sociale, numéro fiscal, numéro de passeport, matricule, numéro de dossier ou de contrat | Bulletins de paie, avis d'imposition, dossiers RH |
| Données financières | IBAN, salaire, revenus, numéro de prêt | Relevés, offres de prêt, soldes de tout compte |
| Données techniques | Adresse IP, identifiant de connexion, plaque d'immatriculation | Journaux informatiques, tickets, constats |
| Données de santé | Pathologie, traitement, arrêt de travail, numéro de patient | Comptes rendus, ordonnances, certificats |
Deux familles demandent une attention particulière. Les identifiants indirects, d'abord : un numéro de dossier ou une fonction unique dans une petite entreprise désignent une personne aussi sûrement qu'un nom. Les informations sur les entreprises, ensuite : le SIREN d'une société n'est pas une donnée personnelle, mais celui d'un entrepreneur individuel l'est, puisqu'il désigne une personne physique.
Enfin, les opinions et appréciations portées sur une personne (une évaluation annuelle, un avis dans un compte rendu, une remarque dans un commentaire) sont elles aussi des données personnelles qui la concernent. Une phrase comme « le responsable du site de Lyon manque de rigueur » vise une personne précise, même sans la nommer, dès lors que le poste n'a qu'un titulaire.
La liste de ce qu'il faut retirer d'un document avant de le partager
Avant de transmettre un document à un tiers, de le publier ou de le confier à une IA, passez-le au crible de cette liste, dans l'ordre :
- Les identifiants directs : noms, prénoms, signatures, photographies.
- Les numéros : sécurité sociale, numéro fiscal, IBAN, pièce d'identité, matricule, numéros de dossier, de contrat, de patient ou de sinistre.
- Les coordonnées : adresses postales, emails nominatifs, téléphones.
- Les données sensibles : santé, opinions, appartenance syndicale, et les données pénales.
- Les identifiants indirects : dates de naissance, fonctions rares, lieux précis, événements datés qui permettent un recoupement.
- Les contenus cachés : métadonnées (auteur, société), commentaires, suivi des modifications, nom du fichier.
Tout retirer n'est pas toujours souhaitable : un résumé de contrat a besoin des dates et des montants. Le principe de minimisation de l'article 5 du RGPD invite à ne garder que ce qui sert la finalité de l'envoi, et à retirer tout le reste.
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Questions fréquentes
Quels sont les trois types de données personnelles ?
Le RGPD distingue les données courantes (identité, coordonnées, vie professionnelle), les catégories particulières dites sensibles, listées à l'article 9 (santé, opinions, origine, orientation sexuelle notamment), et les données relatives aux condamnations et infractions pénales, encadrées par l'article 10.
Quelle est la différence entre données personnelles et données sensibles ?
Les données sensibles sont une partie des données personnelles : celles que l'article 9 du RGPD énumère, comme la santé ou les convictions religieuses. Leur traitement est interdit par principe, sauf exceptions prévues par le texte, alors que les autres données personnelles relèvent des règles générales.
Une adresse email professionnelle est-elle une donnée personnelle ?
Oui, lorsqu'elle désigne une personne, comme prenom.nom@entreprise.fr : elle permet d'identifier son titulaire. Une adresse générique, comme contact@ ou accueil@, ne se rattache pas à une personne précise et n'est en principe pas une donnée personnelle.
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